Серёж, всё правильно.
Но, подчёркиваю, именно потому что в 1-й раз, ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ регистрацию надо открывать.
Даже если что (тфу, тфу, тфу, ) - думаю люди поймут.
А вот если пилотов будет с десяток ...., то масштаб мероприятия можно пересмотреть, на более "домашний", тусовочный.
P.S. тогда на регистрацию и программу можно давать ссылки в инете...